無駄な会議が多すぎる案件

今回は私のグチ記事です。

日本の企業は、昔から無駄な会議が多いことで知られてきました。

昨今では、日本経済の低迷や、労働環境の問題が表面化したことによって、従来までのような働き方を見直す企業も増えてきています。

しかし、それでも会議というものに執着する企業は未だに多いのではないでしょうか？

私はこれまで、いくつかの会社で働いてきましたが、どの会社でも会議というものがあり、ハッキリ言って、その中に一つでも有用だと思える会議など存在しませんでした。

惰性で会議をしている

会議というものは、本来、「話し合うべき事案」が生じた際にやるべきことです。

しかし、今の日本の企業においては、「毎月何日は会議」とか、「月末には定例会議」などと、定期的に必ず会議をやるような企業が多いのではないでしょうか。

少なくとも私が経験してきた会社はどれもそうでした。

定期的に必ずやるもんだから、「話し合いの場」というよりは、「業績報告の場」のようになっています。

業績報告なんて、メールとかでいくらでもできますよね。

業績が振るわない場合に、改善策を打ち出すための会議などであれば、やる意味はあるのかもしれませんが、大概そういう場合の会議って、上の人間から下の人間への「説教大会」になります。

下の人間に気骨のある人がいれば意見の交換もできるでしょうが、そうでない場合はただただ委縮してしまい、ビビりながら報告をするだけの会議になります。

会議が長い

皆さんの会社では、一回の会議にどのくらい時間をかけていますでしょうか？

1時間などのキリが良い時間設定をしている企業が多いようですが、1時間というのは、結構長いもの。そのため、余った時間をつぶすために、別に会議で話さなくてもいいような、無駄な話も議題になってしまうことが多いそうです。

その結果、集中力は落ちてしまい、生産性のない会議ができあがってしまうわけです。

ちなみに、グーグルの会議は30分が基本形で、1時間を超える会議は稀だそうです。

私が以前いた会社は、会議の終了時間が決まっていませんでした。

その結果、当初は2時間で終わらせていたはずの会議がどんどん伸びていって、最終的には朝9時から19時や20時までかかってしまう、超長丁場会議と化してしまいました。

そんな会議を月に3回も4回もやっていたので、業績が落ちていったのは言うまでもありません。

無駄に全員参加

会議なんてものは、話し合う事案に関わりの深い人だけが参加して、他の人たちには後で資料などで共有すればいいはずです。

それを、小学校のクラス会議みたいに「全員参加することに意味がある」とか言って全員参加させるのは、意味のありなしどころか、業務が滞ってしまいマイナスにしかなりません。

そして、こういう会社では、なぜか全員に意見を言わせようとしたりしますよね。

意見が出ないと「意見がないってことは、おまえらやる気がないんだな？」とか、謎の理論を振りかざす始末です。

ネット通販業界の怪物・アマゾンがあそこまで成長した要因の一つに、会議において「two pizza rule」というものを徹底していたことがあります。

これは、「会議やプロジェクトに参加する人数は、2枚のピザを分け合えるくらいの人数が限度である」という考えに基づくもので、大体8人くらいまでだそうです。

それ以上人数を増やしても、無駄でしかないというのがアマゾンの考え方でした。

会議で結論が出ない・決まったことが実行されない

長時間ダラダラと会議をしていたクセに、議題に対しての結論が出ず、「じゃあ、後は○○、おまえが責任もって決めておけ」とかって終わり方になってたりしませんか？

何のための会議か分かりませんね。

あとは、会議で「今後はこういう方向でやっていく」って言ってたけど、結局なあなあになってしまい、実行されない。

やはり、何のための会議か分かりませんね。

会議の時間は、そこに参加している人たちの業務が止まっている状態なんです。

人によっては、その時間で大きな仕事を成し遂げていた人だっているかもしれません。

そんな貴重な時間を奪っておきながら、何の成果も生み出さないような会議は、もはや害悪でしかありません。

会議資料を長時間かけて作らせる

私が以前いた会社では、毎月の会議で使用するための資料に、ものすごい完成度を求められていました。

そのため、営業職の社員が何日もの間、昼間に社内で会議資料を作っていたり、夜遅い時間までの残業や、休日出勤で会議資料を作るはめになっていました。

もはや、会議資料を作ることが仕事の目的となってしまっていたんですね。

取引先に出す商談資料じゃあるまいし、会議資料なんて、最低限分かりやすくて、形式がまとまっていれば、それでいいはずです。

まとめ

よく、会議の席で怒鳴り散らす人がいますが、あれって、「最初から話し合いなんてする気はねぇよ！」っていう意志の表れですよね。

「大声で怒鳴る」という人の深層心理には、やはり相手を威圧して、マウントをとったり、黙らせてやろうっていう意識があるそうです。

毎回感情的になって怒鳴るような人は、会議に参加しない方がいいです。

ん～～～～

もう会議制度は廃止で！！